办公室里经常要打印大量文件，很多往往要反复打印多次。比如先打印出来校对一至二次，最后再打印正式稿。这样会浪费纸张和打印机耗材。笔者在工作实践中发现，打印校对稿时如果使用“压缩”功能，把多页文字压缩到一页上，可以提高效率，节约打印成本。

    ★用Word“压缩”打印

    Word是最常用的文字排版软件，Word 97以上版本均支持“压缩”打印。

图1

    在Word中编排好文档后，单击“文件”菜单中的“打印”命令，弹出“打印”对话框，在“缩放”一栏中单击“每页的版数”下拉框，可以选择1、2、4、6、8、16版（如图1），选择后单击[确定]，Word就按“压缩”方式将文档打印出来。例如一个16页的文档，选择每页的版数为4，那么只需要4张纸就可以全部打印出来，这样就节约了不少纸张。

    ★用打印机程序“压缩”打印

    如果软件没有这种“压缩”打印功能，可以借助打印机驱动程序来实现。目前有很多打印机支持“压缩”打印，以hp 1000为例，编排好文档后执行打印操作，在“打印”对话框中选择“属性”（也可在“控制面板”中设置打印机属性），弹出“打印机属性”对话框（如图2）。在“文档选项”一栏中，单击“每张纸上的页面数”前的下拉框，与Word中不同的是这里可选择1、2、4、6、9页，选择好后完成打印操作，打印机就在每页纸上打印出指定的页面数。

图2

    ★工具软件“压缩”打印

    如果你的打印机并不支持“压缩”打印，可以使用FinePrint来帮你的忙，软件安装后就为系统增加了一个“FinePrint 2000”虚拟打印机，在打印文档时选择此虚拟打印机，弹出FinePrint打印设置对话框（如图3）。在“布局”一栏中选择每张纸打印的页面数，在“打印机”下拉框中选择实际的打印机，最后单击[打印]按钮。FinePrint有很多周到的打印选项，例如“重覆”选项可以使一个页面被复制多份打印到一张纸上，还可以设定页面排列顺序、控制打印边线等。

图3

    提示：选择每张纸打印的页面数，要根据文档排列的稀疏、字体大小情况来确定，一般选择2或4较为合适，选择太大的数目可能使打印出的内容难以识别。

立即下载FinePrint